Onboarding im Architekturbüro: So finden neue Mitarbeitende schnell rein

Neue Mitarbeitende einarbeiten? In der Realität vieler Architekturbüros läuft das oft so: „Setz

dich mal dahin. Die Pläne liegen auf dem Server. Wenn du Fragen hast, frag einfach.“

Klingt nach Improvisation – ist es oft auch.

Aber gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, hybriden Teams und komplexer Projektarbeit

wird klar:

Gutes Onboarding ist nicht nice to have, sondern notwendig.

Warum Onboarding so wichtig ist – gerade in Architekturbüros

Der Einstieg entscheidet. Wer sich in den ersten Wochen verloren fühlt, wird unsicher –

fachlich wie sozial.

Ein strukturierter Start hilft dagegen:

• schneller produktiv zu werden

• Verantwortung übernehmen zu können

• die Unternehmenskultur zu verstehen

• sich mit dem Team verbunden zu fühlen

Und: Ein gutes Onboarding spart langfristig Zeit, weil es Nachfragen reduziert und Fehler

vermeidet.

Typische Herausforderungen beim Einstieg

• Fehlende Ablagestrukturen – „Wo finde ich was?“

• Unklare Verantwortlichkeiten – „Wer ist wofür zuständig?“

• Projektkontexte fehlen – „Warum machen wir das so?“

• Kein Gefühl für den Flow im Büro – „Wann macht man was wie?“

5 Tipps für ein gelungenes Onboarding im Architekturbüro

1. Vor dem ersten Tag: Willkommen statt Warten

   Eine kurze Willkommensmail, ein vorbereiteter Arbeitsplatz (digital oder physisch)

   und ein Einstiegsgespräch zeigen: Du bist willkommen.

   
   

2. Projektüberblick & Bürostruktur erklären

   Neue Mitarbeitende brauchen Kontext: Welche Projekte laufen? Wer arbeitet woran?

   Wie ist das Büro organisiert?

   
   

3. Tools & Ablage gemeinsam durchgehen

   Server, Projektstruktur, Kommunikationskanäle – statt alles auf eigene Faust zu

   suchen, lieber in einer gemeinsamen Session zeigen.

   
   

4. Tandem-Partner:in oder Ansprechperson festlegen

   Ein Buddy-System hilft, sich schnell zurechtzufinden – ohne Hemmungen.

   
   

5. Check-in nach 2 Wochen

   Wie läuft’s? Wo klemmt’s? Ein kurzer Feedbacktermin hilft, früh nachzuschärfen.

Fazit

Onboarding ist keine Aufgabe „on top“ – es ist ein integraler Bestandteil eures Bürolebens. Ein guter Start sorgt für Bindung, Klarheit und produktive Zusammenarbeit – vom ersten Tag

an.

Und mit einem Tool wie b'Files® könnt ihr nicht nur Wissen teilen, sondern neuen

Teammitgliedern direkt zeigen: Hier läuft’s organisiert.