Projekterfassung und Empfehlungen zur Teilprojektgliederung

In b’Files® können unter einem Gesamtprojekt beliebig viele Teilprojekte verwaltet werden

1. Zu Anfang der Projekteröffnung ein Hauptprojekt mit einer Projektnummer als Ganzzahl erstellen.

2. Je nach Projektstruktur oder Auftragssituation bedarfsweise Teilprojekte erfassen, indem die Ganzzahl mit Dezimalstellen erweitert wird. b’Files® erkennt anhand der Ganzzahl vor dem Komma, welche Teilprojekte zusammengehören. Der User ist frei, ob er die Teilprojekte nach Teil-Aufträgen gliedert (jedes Teilprojekt ein Vertrag) oder ob er einen Gesamtauftrag in Teilprojekte aufteilt (ein Vertrag gleich mehrere Teilprojekte).

3. Technische Voraussetzung für die Nummernvergabe ist lediglich, dass die Projektnummern einen mathematisch eindeutigen Wert ergeben. Das heisst, führende oder nachgestellte Nullen sind nicht möglich: 0245.2 ist 245.2; 338.20 ist 338.2 – die Null am Anfang oder am Ende fällt weg. Die Länge inklusive Dezimalstellen für Teilprojekt sollte 8 Stellen nicht übersteigen, die Darstellung wird ansonsten eingeschränkt.

4. Erstellen Sie kein Projekt mit der Hauptnummer 0 und entsprechenden Teilprojekten 0.1, 0.2 usw.

5. Es empfiehlt sich, dass die Nummerierung der Teilprojekte weitgehend über alle Projekte gleich verwendet wird. Eine Anlehnung an das Leistungsmodell SIA 112 ergibt eine nachvollziehbare Struktur (siehe Tabelle unten). So finden sich die Mitarbeiter schneller zurecht, und es passieren weniger Fehler bei der Erfassung der Stunden.

6. Sofern ein Projekt durch Teilprojekte strukturiert ist, sollten Stunden immer nur auf das Teilprojekt erfasst werden. Ausnahme können projektspezifisch erfasste Aquisitionsstunden sein.

7. Projektadressen, Korrespondenzen und Aktentexte/Protokolle sollten vorwiegend auf das Hauptprojekt bezogen werden.

8. Kostentarif-Rechnungen können, falls ein phasenunabhängiger Zahlungsplan existiert, auf dem Hauptprojekt erfasst werden. Ansonsten macht es Sinn, die Rechnungen auf den Teilprojekten zu erfassen. So stimmt die Übersicht der Fakturierung und der angefangenen und nicht verrechneten Arbeiten

9. In b’Files® gibt es zahlreiche Tabellen und Auswertungen, welche das Potenzial einer Teilprojektstrukturierung ausnützt und ein Gesamtprojekt zusammen mit allen seinen Teilprojekten darstellt und kalkuliert. Es empfiehlt sich also, in b’Files® mit Teilprojekten zu arbeiten

10. Mit der Funktion Teilphase zu Gesamtvertrag können mehrere Phasen oder Teilprojekte für die gemeinsame Abrechnung im Hauptprojekt zusammengefasst werden.

11. Ebenso können einzelne Teilphasen beliebig zusammengefasst werden: Beispielsweise können 41 Ausschreibung und 5 Ausführung können zusammen als Teilprojekt 45 Ausschreibung/Ausführung geführt werden.

12. Für eine verbesserte Übersicht empfehlen wir Nachträge in separaten Teilprojekten zu verwalten.