Um unbezahlten Urlaub in der Stundenerfassung abzubilden und entsprechend zu verrechnen, müssen die Stunden im Projekt (Kostenträger) UNBEZAHLTER URLAUB erfasst werden. Wichtig ist einzig, dass Sie für dieses Projekt die Kategorie URLAUB verwenden.
Sollte das entsprechende Projekt noch nicht vorhanden sein, müssen Sie es zunächst erstellen. Navigieren Sie zum Reiter PROJEKTE > FORMULAR und wählen Sie das Hauptprojekt für Absenzen aus (Projektnummer 10). Klicken Sie oben auf das Kopier-Symbol, erfassen Sie im Popup-Fenster die neue Projektnummer und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Wichtig: Ändern Sie die Kategorie auf URLAUB und passen Sie Projektnamen, Kürzel/Code sowie Projektart wie gewünscht an.
Das Projekt 10.7 UNBEZAHLTER URLAUB steht nun zur Buchung in der Stundenerfassung zur Verfügung. Die so gebuchten Stunden werden korrekt verrechnet und können einfach ausgewertet werden.
Der reduzierte Ferienanspruch muss manuell korrigiert werden, die Sollstunden hingegen nicht.
Der Ferienanspruch reduziert sich um 1/12 für jeden vollen Monat unbezahlten Urlaub.
Werden die Lohnlisten in b’Files® geführt, so muss für den entsprechenden Zeiteraum (ein bzw. mehrere Monate) im Reiter TEAM > LOHN/KOSTEN der Bruttolohn angepasst werden, die Anstellungsprozente werden nicht verändert.
Da sich aufgrund von Unbezahltem Urlaub der Lohn für den entsprechenden Zeitraum reduziert, passt b’Files® auch den internen Stundenansatz nach unten an.
Für die Kostenauswertung (Controlling) ist es jedoch wichtig, dass der interne Stundensatz für den gesamten Zeitraum gleich bleibt (Basis vertraglicher Bruttolohn/Monat). Dies kann erreicht werden, indem Sie nach dem Ende des Urlaubs und dem Zurücksetzen des Bruttolohns, mit dem Button RÜCKWIRKEND AKTUALISIEREN die internen Kosten korrigieren. Die Überprüfung erfolgt im LOGBUCH PROTOKOLL.