Datenschutzerklärung
1. Geltung
Diese Datenschutzerklärung regelt den Umgang von Files & Friends AG („F&F“, „wir“), Hardturmstrasse 175, 8005 Zürich mit den Personendaten von Kundinnen und Kunden sowie Besucherinnen und Besuchern („Sie“) ihrer Website, gleich ob diese von der betroffenen Person selber oder von Dritten stammen, und ob die Personendaten über die Website oder über einen anderen Weg an F&F übermittelt werden. Diese Datenschutzerklärung regelt zudem die Bearbeitung von Personendaten, die Sie uns persönlich (z.B. an Messen oder per Visitenkarte), elektronisch (z.B. E-Mail) oder postalisch (z.B. Brief) zur Verfügung stellen.
2. Kontakt
Sie können uns auf folgenden Wegen kontaktieren:
Files & Friends AG
Hardturmstrasse 175
8005 Zürich
F&F wird vertreten durch Stefan Schlauri, Präsident des Verwaltungsrates.
3. Allgemeines
F&F ist in der Entwicklung und im Betrieb von Software tätig. Wir bieten zudem über unsere Website Informationen zu unserer Geschäftstätigkeit, unseren Produkten und Dienstleistungen sowie Feedbackmöglichkeiten über ein Kontaktformular an.
Files and Friends beachtet die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes. Alle im Rahmen der Kontaktnahme, des Informationsaustauschs und/oder der Vertragsbeziehung zwischen uns und Ihnen bzw. während der Nutzung der Webseite entstehenden und durch das schweizerische Datenschutzgesetz (nachfolgend „DSG“) bzw. die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „EU DSGVO“) geschützten Personendaten werden ausschliesslich für den Zweck der Vertragserfüllung genutzt, soweit nicht, insbesondere gemäss dieser Datenschutzerklärung, Ihr ausdrückliches Einverständnis zu einer darüber hinausgehenden Nutzung vorliegt oder das anwendbare Recht diese erlaubt. Unsere Mitarbeiter/-innen sind verpflichtet, Personendaten vertraulich zu behandeln.
Da wir die meisten Personendaten elektronisch bearbeiten, haben wir angemessene organisatorische und technische Massnahmen (z.B. IT-Sicherheitsmassnahmen) getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Personendaten geschützt sind.
4. Welche Personendaten zu welchem Zweck gesammelt werden
Wir können von Ihnen Stammdaten (ggf. Firmenname, Name, Adresse, E-Mail, usw.), Personendaten über die von Ihnen bezogenen Dienstleistungen, Ihre Zahlungsverkehrsdaten, Ihre Online-Präferenzen und Ihr Kunden-Feedback erheben.
Wir verwenden diese Personendaten zur Ergänzung und Führung unserer Datenbanken über Kunden, Lieferanten, Partner-Datenbank (CRM); zur Kommunikation mit Ihnen; zur Evaluation, zum Abschluss und zur Abwicklung der Geschäfte mit Ihnen; zum Betrieb der Website; zur Abrechnung; oder zur Marktforschung und für Marketing, etwa zur Analyse unseres Kundenstamms oder um Sie per Post, E-Mail oder Textnachrichten zu kontaktieren. Wir können Ihre Stammdaten in unserer Datenbank auch mit weiteren Informationen ergänzen, die wir für unser Angebot benötigen.
Eingabefelder für Personendaten, die für die Nutzung unseres Angebotes zwingend nötig sind, werden bei der Erhebung entsprechend gekennzeichnet. Die Angabe von Personendaten in anderen Feldern erfolgt freiwillig. Sie können uns jederzeit mitteilen, dass Sie die Bearbeitung dieser freiwillig mitgeteilten Personendaten nicht mehr wünschen (vgl. Ziffer 13, Ihre Rechte).
Wir dürfen Personendaten über Ihre Kreditwürdigkeit erheben, um uns vor Zahlungsausfällen zu schützen.
Sodann werden Ihre Surf- und Nutzungsdaten auf unserer Website erhoben. Dabei handelt es sich beispielsweise um die Information, mit welchem Browser und welcher Browserversion Sie die Website wann besucht haben, welches Betriebssystem Sie verwenden, von welcher Website aus Sie über einen Link unsere Website aufgerufen haben, und welche Elemente der Website Sie wie verwenden. Diese Daten werden zusammen mit der IP-Adresse Ihres Zugangsgeräts gespeichert. Sie dienen dazu, unsere Website korrekt darzustellen und zu optimieren, gegen Angriffe oder andere Rechtsverletzungen zu schützen und die Website für Sie zu personalisieren. Wir ziehen von diesen Surf- und Nutzungsdaten keine Rückschlüsse auf die betroffenen Personen und werten die Personendaten einzig anonym aus, ausser wenn wir die Personendaten zur Klärung von Rechtsverletzungen benötigen.
5. Aufbewahrungsdauer
Wir bearbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck nötig oder von Gesetzes wegen vorgeschrieben ist.
Ihre Stammdaten werden nach der Zweckerfüllung (z.B. nach dem Ablauf einer allfälligen Garantiefrist oder dem Ende der Dienstleistung) insoweit gelöscht, als wir nicht durch das Gesetz zur Aufbewahrung verpflichtet sind. Diese Löschung kann umgehend oder im Rahmen periodisch durchgeführter Löschdurchläufe erfolgen.
Sofern wir aufgrund von Missbräuchen, Zahlungsausfällen oder anderen legitimen Gründen weitere Geschäftskontakte mit einer betroffenen Person verweigern wollen, bewahren wir entsprechende Personendaten während fünf Jahren, im Wiederholungsfalle während bis zu zehn Jahren auf.
6. Bearbeitung durch Dritte und im Ausland
Wir dürfen Personendaten zu den genannten Zwecken auch durch Dritte bearbeiten lassen.
Bei diesen Unternehmen handelt es sich um Lieferanten, um Marketing- und Marktforschungsunternehmen, um Unternehmen, die den technischen Betrieb unserer Informationstechnologie für uns vornehmen (Cloud-/Outsourcingpartner), um Betreiber von Analysediensten (vgl. Ziff. 8), um Finanzdienstleister, um Inkassounternehmen oder um Rechtsanwälte und Behörden. Wenn wir Dritte mit der Bearbeitung von Personendaten beauftragen, wird der Dritte sorgfältig ausgewählt und muss angemessene Sicherheitsmassnahmen treffen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Personendaten zu garantieren.
Die Bearbeitung durch uns oder die genannten Auftragsbearbeiter und/oder Dritten kann auch im europäischen oder nichteuropäischen Ausland stattfinden. Diese Auftragsbearbeiter und/oder Dritte haben ihren Sitz in jenen Ländern, in denen wir Ihre Daten bearbeiten, gemäss nachfolgender Auflistung und/oder in den USA. Wir sorgen dabei für ausreichende vertragliche Garantien und/oder technische Massnahmen, dass ein solcher Dritter die Personendaten im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben verwendet.
Wir haben folgende Dritte mit der Bearbeitung von Personendaten beauftragt:
– cyon GmbH, Brunngässlein 12, 4052 Basel
– iSystems, Patrick Meichtry, Im Bungert 6, 8172 Niederglatt ZH
– Wix.com Ltd., Tel Aviv
7. Analysedienste
Wir nutzen Dienste dritter Unternehmen zur Analyse des Surfverhaltens. Wir binden zum Teil auch Inhalte von anderen Websites ein.
Mittels der Analysedienste messen wir die Nutzung der Website und werten diese aus.
Im Fall von Analysediensten werden die auf diese Weise gesammelten Personendaten anonym an Server der beauftragten Dritten im Ausland übermittelt.
8. Einbindung von Elementen Dritter auf der Website von F&F
Auf unserer Website sind Inhalte verschiedener Drittanbieter eingebunden, so beispielsweise Videos von Videoplattformen (wie Youtube oder Vimeo), Kartendienste (Google Maps) oder Buttons von Social Media Plattformen (wie LinkedIn oder Instagram). Diese Inhalte ermöglichen es Ihnen, auf unserer Website Inhalte von jenen Plattformen zu konsumieren oder unsere Inhalte einfach in den betreffenden sozialen Netzwerken zu teilen.
Beim Surfen auf unserer Website wird, wenn ein solcher Inhalt als Teil der Website angezeigt wird, automatisch eine Verbindung zu den Servern des Drittanbieters hergestellt. Dabei werden Personendaten über Ihren Website-Besuch, insbesondere Ihre IP-Adresse, an diesen Drittanbieter übermittelt. Wenn Sie sich beim jeweiligen Drittanbieter zum Zeitpunkt des Besuchs angemeldet haben (beispielsweise mit einem Facebook- oder Google-Konto) oder wenn der Anbieter Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert hat, ist es möglich, dass dieser Dritte feststellen kann, dass Sie unsere Website besucht haben. Sie autorisieren uns, diese Informationen an den Drittanbieter, bei dem Sie Ihr Konto halten, weiterzugeben.
Die Informationen zum Zweck und Umfang der Datenbearbeitung durch solche Drittanbieter sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie von den betreffenden Drittanbietern.
9. Cookies und Pixel-Tags
Wir verwenden ausschliesslich solche Cookies, die für den Betrieb unserer Website notwendig sind.
10. Rechtsgrundlagen der Bearbeitung
Die Rechtsgrundlagen für Bearbeitung von Personendaten durch uns liegen in der Regel in Art. 31 Abs. 2 Buchstabe a DSG (Bearbeitung in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags; entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b EU DSGVO) sowie in Art. 31 Abs. 1 DSG (Einwilligung der betroffenen Person oder Verpflichtung zur Bearbeitung durch Gesetz; entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a EU DSGVO). Die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland erfolgt ausschliesslich unter den Voraussetzungen gemäss Art. 17 Abs. 1 DSG (entspricht Art. 44 ff. EU DSGVO).
In Fällen, in denen wir aufgrund von Missbrauch, Zahlungsausfall oder aus ähnlichen legitimen Gründen den Abschluss von Verträgen mit betroffenen Personen künftig verweigern wollen, behalten wir uns vor, gestützt auf Art. 31 Abs. 1 DSG (entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f EU DSGVO) Namen, Vornamen, Adresse und E-Mail-Adresse einer betroffenen Person sowie die Personendaten zu den Umständen des entsprechenden Falles aus eigenem Interesse aufzubewahren.
11. Ihre Rechte
Auf Antrag erteilen wir jeder betroffenen Person Auskunft darüber, ob und ggf. welche personenbezogenen Personendaten über sie bearbeitet werden (Recht auf Bestätigung, Recht auf Auskunft).
Auf Ihren Antrag hin:
– verzichten wir teilweise oder ganz auf die Bearbeitung von Personendaten (Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung zur Bearbeitung von nicht zwingend nötigen Personendaten; Recht auf Löschung bzw. Vergessenwerden). Ihren Antrag auf Vergessenwerden teilen wir auch Dritten mit, denen wir Ihre Personendaten zuvor weitergeleitet haben.
– berichtigen wir die entsprechenden Personendaten (Recht auf Berichtigung);
– schränken wir die Bearbeitung der entsprechenden Personendaten ein (Recht auf Einschränkung der Bearbeitung; diesfalls werden wir Ihre Personendaten nur noch speichern oder sie zum Schutz unserer Rechtsansprüche oder von Rechten einer anderen Person verwenden);
– erhalten Sie die betreffenden personenbezogenen Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format ausgehändigt (Recht auf Datenübertragbarkeit).
Um einen derartigen Antrag zur Ausübung eines in diesem Abschnitt beschriebenen Rechtes zu stellen, beispielsweise wenn Sie von uns keine E-Mail-Newsletter mehr empfangen möchten, nutzen Sie die entsprechende Funktion im Newsletter oder kontaktieren Sie unsere/n Datenschutzbeauftragte/n oder eine/n Mitarbeiter/-in gemäss den Angaben unter Ziffer 2 (Kontakt).
Wenn wir einem Antrag nicht Folge leisten, informieren wir Sie über die Gründe hierfür. Wir dürfen beispielsweise in rechtlich zulässiger Weise die Löschung verweigern, wenn Ihre Personendaten für die ursprünglichen Zwecke nach wie vor benötigt werden (etwa wenn Sie von uns nach wie vor eine Dienstleistung beziehen), wenn die Bearbeitung auf einer zwingenden gesetzlichen Grundlage beruht (beispielsweise auf gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften), oder wenn wir ein überwiegendes eigenes Interesse haben (so etwa im Fall eines Rechtsstreits gegen die betroffene Person).
Wenn wir Ihnen gegenüber ein überwiegendes Interesse an der Bearbeitung von Personendaten geltend machen, haben Sie das Recht, der Bearbeitung dennoch zu widersprechen, sofern sich aus Ihrer im Vergleich zu anderen betroffenen Personen besonderen Situation eine andere Interessenabwägung ergibt (Recht auf Widerspruch). Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie eine Person von öffentlichem Interesse sind oder durch die Bearbeitung das Risiko begründet wird, dass Sie durch Dritte geschädigt werden.
Sollten Sie mit unserer Reaktion auf Ihren Antrag nicht zufrieden sein, steht Ihnen das Recht zu, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde, beispielsweise in ihrem Wohnsitzland oder am Sitz von F&F, Beschwerde einzulegen (Recht auf Beschwerde).
12. Änderungen
Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Sie werden über die Änderungen orientiert.
13. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Die vorliegende Datenschutzerklärung und die Verträge, die basierend auf oder im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung geschlossen werden, unterliegen schweizerischem Recht, sofern nicht zwingend das Recht eines anderen Staates anwendbar ist. Gerichtsstand ist am Sitz von F&F, sofern nicht zwingend ein anderer Gerichtsstand vorgegeben ist.