Plan-Chaos im Griff: So organisiert ihr eure Pläne und Versionen richtig
- Paula Reiter
- 15. Apr.
- 2 Min. Lesezeit
Egal ob kleiner Umbau oder Großprojekt – spätestens ab der Ausführungsplanung wird es
unübersichtlich. Pläne in unterschiedlichen Versionen, Änderungen in letzter Minute, E-Mails mit Anhängen im Anhang vom Anhang – und plötzlich baut jemand nach dem falschen Stand.
Willkommen im Planchaos.
Die gute Nachricht: Mit ein paar klaren Strukturen und Tools lässt sich das vermeiden..
Warum Planmanagement so oft schiefgeht
In vielen Architekturbüros ist die Planablage historisch gewachsen – und damit oft
Digitale Tools sind kein Selbstzweck. Sie sollen euch helfen:
unübersichtlich
doppelt und dreifach vorhanden
unklar versioniert
und nicht teamübergreifend zugänglich zu vereinfachen
Fehlende Standards und zu viele „Zwischenlösungen“ führen dazu, dass niemand mehr
genau weiß, welche Datei aktuell ist – und genau das kann teuer werden.
Was Architekturbüros konkret tun – Stimmen aus der Praxis
Wir haben Architekten nach ihren Favoriten gefragt – hier sind die Antworten, die
besonders häufig genannt wurden:
"Wir benennen alle Pläne mit einem festen Kürzel – aber das hält trotzdem nicht jeder ein."
→ Learning: Namenskonventionen müssen verbindlich und geschult sein.
"Bei uns läuft alles über eine zentrale Cloud, aber manchmal landen trotzdem Sachen nur lokal."
→ Learning: Der Ablageort muss Teil des Workflows sein – nicht optional.
"Wir machen regelmäßig einen Plan-Check mit allen Beteiligten – das hilft extrem."
→ Learning: Abstimmungsroutinen senken das Fehlerpotenzial massiv.
5 Tipps für ein stressfreies Planmanagement
Klare Ordnerstruktur = weniger Sucherei
Projekt / Phase / Planart / Version – je konsistenter eure Struktur, desto weniger
Missverständnisse entstehen.
Namenskonventionen definieren und durchziehen
Einheitlich benannte Dateien (z. B. 2025-04-07_GR_EG_V03.pdf) lassen sich
schneller zuordnen und wiederfinden.
Versionsmanagement sichtbar machen
Ob per Suffix (V01, V02) oder mit Änderungsindex – wichtig ist, dass alle Beteiligten
sofort erkennen, was aktuell ist.
Zentral ablegen – nicht verstreuen
Ob Server, Cloud oder Tool: ein definierter Ablageort ist Pflicht. Kein „Ich schick’s dir
schnell per WhatsApp“.
Pläne freigeben statt verteilen
Statt Pläne als Anhang durch die Gegend zu schicken: gebt sie zentral frei,
idealerweise mit Leserechten oder Änderungsvermerken.
Fazit
Gutes Planmanagement ist keine Raketenwissenschaft – aber es spart Zeit, Nerven und
Geld.
Mit klaren Strukturen und konsequenter Anwendung wird aus dem Planchaos ein solides
System, das euer Team entlastet und Fehler vermeidet.
Und wenn ihr bei der Organisation eurer Pläne noch Luft nach oben habt: b'Files® hilft euch
dabei, Ordnung ins digitale Architekturleben zu bringen – ganz ohne Blätterwald.
