Projektabschluss smart gestalten – mehr als nur ablegen und abhaken

Der letzte Bauabschnitt ist abgeschlossen, das Übergabeprotokoll unterschrieben – Zeit zum

Durchatmen.

Aber halt: Was passiert nach dem Projekt? In vielen Architekturbüros lautet die ehrliche

Antwort: Ablage. Abhaken. Nächstes Projekt.

Dabei steckt genau in dieser Phase enormes Potenzial: für bessere Prozesse,

gesammeltes Wissen und eine ordentliche Portion Effizienz beim nächsten Mal.

Warum der Projektabschluss oft zu kurz kommt

Ganz einfach:

• Alle sind ausgelaugt

• Neue Projekte drängen

• Und was nicht „akut“ ist, fällt unter den Tisch

Das Problem:

Ohne systematischen Abschluss bleiben Learnings ungenutzt, Unterlagen schlecht

auffindbar – und das Team startet ins nächste Projekt mit denselben Fehlern wie vorher.

Was Architekturbüros wirklich tun – Einblicke aus der Community

Wir haben Architekten nach ihren Routinen gefragt – hier sind die Antworten:

"Wir haben keine definierte Abschlussroutine – jeder macht’s ein bisschen anders."

→ Learning: Ohne Standard läuft Wissen ins Leere.

"Wir machen eine Projektabschlussrunde mit allen – das bringt richtig viel."

→ Learning: Reden hilft. Nicht nur im Projekt, auch danach.

"Wir dokumentieren am Ende die wichtigsten Learnings, vor allem zur Bauleitung."

→ Learning: Ein kurzer Rückblick kann viel verhindern.

5 Dinge, die zu einem smarten Projektabschluss gehören

1. Checkliste für den Projektabschluss

   Von der finalen Ablage bis zur Schlussrechnung: Was muss erledigt werden? Wer ist

   verantwortlich?

   
   

2. Wissenssicherung & Learnings dokumentieren

   Was lief gut? Was lief schief? Warum? Ein einfaches Protokoll oder Onepager reicht.

   
   

3. Digitale Ablage komplettieren & strukturieren

   Alle Pläne, Protokolle und Freigaben an den richtigen Ort – nachvollziehbar und

   teamübergreifend.

   
   

4. Reflexion im Team ermöglichen

   Ein kurzes Abschlussmeeting mit Projektbeteiligten fördert nicht nur die Stimmung –

   sondern auch das Lernen.

   
   

5. Kundenkommunikation sauber abschließen

   Ein professioneller letzter Eindruck zählt. Mit Übergabedokumentation,

   Feedbackanfrage oder einfach einem Dankeschön.

Fazit

Ein guter Projektabschluss braucht kein großes Spektakel – aber ein paar klare Schritte.

Wer es schafft, Projekte nicht nur zu beenden, sondern systematisch abzurunden, sorgt

für nachhaltiges Wissen, effizientere Folgeprojekte und ein starkes Teamgefühl.

Und: Tools wie b'Files® helfen dabei, Projektunterlagen zentral zu bündeln und Learnings

festzuhalten – damit ihr euch aufs nächste Projekt freuen könnt.