Aktentexte: Protokoll

Um ein Sitzungs-Protokoll zu erstellen, navigieren Sie zu Aktentexte. Sie können entweder einen neuen Datensatz erstellen oder eine Einladung, die Sie zuvor erstellt und versendet haben, modifizieren. Wenn Sie ein neues Protokoll erstellen möchten, folgen Sie den Anweisungen im Hilfetext Aktentexte: Einladung. Um eine bereits erstellte Einladung zu modifizieren, wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste aus und nehmen Sie folgende Änderungen vor: Status: Auf Entwurf setzen Dokument-Art: Ändern Sie die Dokument-Art auf Protokoll Dok Datum: Passen Sie das Datum an Teilnehmerliste: An-/Abwesenheiten anpassen, zusätzliche Teilnehmer hinzufügen, Verteiler bei Bedarf erweitern.

Um neue Traktanden zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten wechseln Sie ins Arbeitslayout. Beachten Sie bitte, dass dafür der Radiobutton Protokoll aktiviert sein muss. Sie erhalten eine scrollbare Liste, die sich neu auch via Zoom (+/–) vergrössern oder verkleinern lässt. Zusätzliche Tranktanden erstellen Sie mit dem +-Zeichen.

Weisen Sie Aufgaben (Pendenzen) internen oder externen Personen/Firmen (Erledigen durch) zu und erfassen Sie das Datum/den Text unter Erledigen bis. Bei markierter Checkbox Trakt. in Pendenzenliste aufnehmen, übernimmt b'Files® die erfasste Aufgabe in die Pendenzenliste. Der Text für die Pendenzenliste kann im Arbeitslayout im Feld Kurztext hinterlegt werden.

Das gleiche Vorgehen gilt für Traktanden, die als Entscheid markiert sind. Versenden Sie Pendenzen und Entscheide als separate Liste mit dem Protokoll zusammen.

Arbeiten Sie mit Untertraktanden, um pro Traktandum mehrere Aufgaben zu vergeben oder mehrere Fotos anzuhängen. Deaktivieren Sie für Untertraktanden die Checkbox Titel fett/hinterlegt, damit diese auch von der Darstellung her klar als Untertraktanden erkennbar sind. Alternativ können Sie das Register Aktentexte>Files/Bilder nutzen, um eine grössere Anzahl Fotos als Beilage zum Protokoll zu versenden.

Nutzen Sie die E-Mail-Icon im Register Teilnehmer, um das Protokoll zusammen mit den ausgewählten Beilagen als PDF direkt an die Teilnehmer resp. den Verteiler zu mailen. Aktentexte: Einladung