Aufbereiten und Import von Adressen
Die Adressen werden vorteilhaft in Excel vorbereitet, verwenden Sie hierzu unsere vorbereitete Tabelle.
1. Spaltenüberschriften unbedingt gemäss Vorlage belassen, die Reihenfolge kann beliebig verändert werden 2. Pro Person und Adresse wird ein separater Datensatz erzeugt, das heisst für jeden Sachbearbeiter/Mitarbeiter pro Firma wird eine separate Zeile benötigt, ebenso je eine für jede Privat- und/oder Geschäftsadresse der gleichen Person. 3. Doppelte Adressen bereinigen 4. Keine Leerzeilen zwischen den Adressen, diese führen zu leeren Adress-Datensätzen 5. Telefon- und Mobile-Nummern in internationaler Schreibweise erfassen: +41 44 … .. .. 6. Strasse und Hausnummer gehören in das gleiche Feld 7. Die Postleitzahl der Büroadresse gehört in das Feld 'PLZ' 8. Die Postleitzahl der Postfachadresse gehört in das separate Feld PLZ POSTFACH 9. Postleitzahl ohne Landes-Kennzeichen erfassen (nicht: D-75122, sondern nur 75122) 10. Nutzen Sie Tel Nr 1 für die Direktwahl der Person und Tel Nr 2 für die Zentrale. 11. Das Feld Kategorie kann mehrere Einträge enthalten.
Diese sind durch einen Leerschlag zu trennen und müssen den Kategorien in Ihrem b’Files entsprechen. Bei Bedarf können diese im b’Files-Setup individuell angepasst werden.
Screenshot Kategorien einfügen
12. Die Felder ‚Bemerkungen' und 'Weitere Suchkriterien' können mit den restlichen vorhandenen Informationen gefüllt werden, für die in b'Files keine separaten Felder zur Verfügung stehen. Import: Wir empfehlen den Import der Adressen in einer lokalen Kopie zu testen. 1. Anmelden mit GL 2. Modul Adressen öffnen 3. Menubefehl 'Ablage/Importieren' 4. Wählen Sie die zu importierende Datei aus.
"Hinzufügen, Aktualisieren oder Ersetzen""
5. Jedem Quellfeld muss ein Zielfeld zugeordnet werden.
5. Automatische Eingabeoptionen aktivieren und auf "Importieren" klicken. 6. Überprüfen Sie in b'Files® die importiereten Adressen. Leere Datensätze können über den Menubefehl 'EXTRAS/leere Datensätze finden' gesucht und gelöscht werden. Adressnummern von gelöschten Adressen werden nicht nochmals vergeben.
