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Projektgruppe erstellen

Nachdem Sie ein Hauptprojekt erstellt und eingerichtet haben, können Sie eine Projektgruppe zu diesem erstellen. So können beliebig viele Phasen respektive Teilprojekte unter einem Hauptprojekt verwaltet werden. 1. Klicken Sie im gewünschten Hauptprojekt auf NEU und erstellen Sie eine GRUPPE von Teilprojekten zum ausgewählten Hauptprojekt


2. Markieren Sie die Checkbox TEILPROJEKTE ZUM AKTUELLEN HAUPTPROJEKT (weiterführende Informationen zur Checkbox TEILPHASEN ZU GESAMTVERTRAG finden Sie hier). 3. Wählen Sie die gewünschten Teilphasen aus und bestätigen Sie mit OK. – Einzelne Teilphasen können beliebig zusammengefasst werden: Beispielsweise können 41 Ausschreibung und 5 Ausführung zusammen als Teilprojekt 45 Ausschreibung/Ausführung geführt werden (die weissen Felder in der Spalte‚ Teilprojektnummern’ können überschrieben werden).


– Technische Voraussetzung für die Nummernvergabe ist lediglich, dass die Projektnummern einen mathematisch eindeutigen Wert ergeben. Das heisst, führende oder nachgestellte Nullen sind nicht möglich: 0245.2 wird zu 245.2; 338.20 wird zu 338.2 - die Null am Anfang oder am Ende fällt also weg. Die Länge inklusive Dezimalstellen für Teilprojekt sollte 8 Stellen nicht übersteigen, die Darstellung wird ansonsten eingeschränkt.


– Es empfiehlt sich, für Teilprojekte weitgehend über alle Projekte die gleiche Nummerierung zu verwenden. Eine Anlehnung an das Leistungsmodell SIA 112 ergibt eine nachvollziehbare Struktur (siehe Tabelle unten). So finden sich Ihre Mitarbeiter schneller zurecht und es passieren weniger Fehler beim Erfassen der Stunden.


Empfehlungen für die Nummerierung der Teilprojekte in Anlehnung an das Leistungesmodell SIA 112


Mögliche Projektstrukturierung


In Anlehnung an das Leistungsmodell SIA 112

Phasen


281.1

Strategische Planung

281.2

Vorstudien

281.3

Projektierung

281.4

Ausschreibung

281.5

Realisierung

281.6

Bewirtschaftung

Teilphasen


281.11

Bedürfnisformulierung, Lösungsstrategien

281.21


281.22


281.23


281.24


281.25

Machbarkeitsstudie


Auswahlverfahren


Studienauftrag


Präqualifikation


Wettbewerb

281.31


281.32


281.33

Vorprojekt


Bauprojekt


Bewilligungsverfahren, Auflageprojekt

281.41

Ausschreibung, Vergabe

281.51


281.52


281.53

Ausführungsprojekt


Ausführung


Inbetriebnahme, Abschluss

281.61


281.62

Betrieb


Erhaltung

Nachträge Zeit- und Kostentarif


281.71


281.72


...

Nachtrag 1


Nachtrag 2

Spezialprojekte


281.81


281.82


...

Beratung


Jurierung

– Informationen, die beim Einrichten des Hauptprojekt erfasst wurden, wie Projekt-Kategorie, -Status, -Adressen, Tarifart sowie Einstellungen im Reiter PROJEKT-SETUP, werden für die neu erstellten Teilprojekte übernommen und können bei Bedarf angepasst werden. – Die Teilleistungsprozente, Stunden und das jeweilige Honorar aus dem Vertrag werden anteilmässig auf die Phasen verteilt.


Gut zu wissen


– Projektadressen, Korrespondenzen und Aktentexte/Protokolle sollten vorwiegend dem Hauptprojekt zugeordnet werden.


– Kostentarif-Rechnungen sollen, falls ein phasenunabhängiger Zahlungsplan existiert, auf dem Hauptprojekt erfasst werden. Ansonsten macht es Sinn, die Rechnungen auf den Teilprojekten zu erfassen. So stimmt die Übersicht der Fakturierung und der angefangenen und nicht verrechneten Arbeiten.


– Sofern ein Projekt durch Teilprojekte strukturiert ist, sollten Stunden immer nur auf die Teilprojekte erfasst werden. Ausnahme können projektspezifisch erfasste Aquisitionsstunden sein.


– Für eine bessere Übersicht empfehlen wir Nachträge in separaten Teilprojekten zu verwalten.

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