Adresssynchronisation mit weiteren Programmen

Die Kontaktdaten von b’Files® können in andere Programme übernommen werden.

Es empfiehlt sich, dass der Adressstamm in b’Files® ist, in b’Files® gepflegt wird und dass die Kontakte in das zweite Programm übertragen werden. Gründe dafür sind, dass alle Mitarbeiter auf b’Files® Zugriff haben und dass in b’Files® meist deutlich mehr Informationen pro Kontakt erfasst werden können. Zudem ist es kaum zu kontrollieren, wenn in beiden Programmen die Adressen bearbeitet werden und diese anschliessend synchronisiert werden sollen.

Beim Adressaustausch ist es zwingend, dass die Adressnummer in b’Files® nie verändert wird. Die Adressnummer ist verantwortlich für sämtliche Verknüpfungen und diese würden bei einer Veränderung verloren gehen.

1.  Überprüfen der Unterschiede
Zuerst muss festgestellt werden, in welcher Adressverwaltung welche Adressen vorhanden sind und welche doppelt sind.

2.  Export aus bestehender Adressverwaltung
Für einen Import in b’Files® macht es Sinn, die Adressen in Excel aufzubereiten.
https://www.bfiles.ch/import-adressen/

3.  Zusammenführen der Adressen in b’Files®
Nun können die noch nicht in b’Files® vorhandenen Kontakte importiert werden.

4.  Laufende Synchronisation
In b’Files® wird unter ‚Spezielle Selektionen‘ markiert, welche Adressen übertragen werden sollen. In Setup können diese Selektionskriterien definiert werden. (s. Anhang)

Für einen Export dieser markierten Kontakte wird mit einer Suche nach dem Kriterium die Gruppe der zu übertragenden Kontakte gefiltert. Mit dem Menubefehl ‚Ablage/Exportieren‘ können nun die gefilterten Kontakte in Tabellenform exportiert werden und einfach in das andere Programm importiert werden.

Es ist zu beachten, dass für den weiteren Austausch der Kontaktdaten in b’Files® und in anderen Programmen die gleichen Adressnummern verwendet werden. Hier ist eine Harmonisierung zwingend. Bei der Anpassung von bestehenden  Adressnummern in b’Files® können wir Sie gerne unterstützen.