Der b’Files® Gemeinkostenfaktor (gkf) wird für die Berechnung der internen Kosten zwecks Projektkontrolle sowie Projektplanung eingesetzt. Er berechnet als Multiplikator zum Lohn-Stundensatz den Anteil der indirekten Kosten eines Büros und wird in b’Files® ADMIN > GEMEINKOSTEN bzw. SETUP > GEMEINKOSTEN ermittelt.
Ein aussagekräftiger Gemeinkostenfaktor beruht auf einem Kalenderjahr und erfordert die abgeschlossene Erfassung aller Projektstunden sowie der Löhne des Betrachtungsjahres. Diese Grundlagedaten werden in den entsprechenden Dateien laufend durch Mitarbeitende und Administration eingegeben, sodass ein vollständiger Datenbestand normalerweise ohne weiteres Dazutun per Ende Jahr vorliegt.
Zusätzlich zu diesem Datenmaterial müssen lediglich ein paar wenige Zahlen aus der Jahresrechnung von Hand eingetragen werden. Die Bestimmung des Gemeinkostenfaktors ist sehr einfach und unkompliziert. Im Folgenden wird die Herleitung und Funktionsweise des Gemeinkostenfaktors erläutert.
Er basiert auf folgender Formel:
gkf = sk ÷ lok
gkf = Gemeinkostenfaktor
sk = Mittelwert Selbstkosten/h
lok = Mittelwert Lohnkosten/h
Die Übersichtsliste des Adminregisters GEMEINKOSTEN
Erstellen Sie im Register GEMEINKOSTEN eine neue Auswertungszeile für das entsprechende Jahr. Alle schon in b’Files® erfassten Daten werden sofort berechnet und automatisch ergänzt. Im Normalfall genügen 3 Jahre, um einen aussagekräftigen Mittelwert zu erhalten. Falls Sie über Datenmaterial für die letzten drei Jahre verfügen, kann es sich lohnen, diese Daten rückwirkend einzugeben.
Nachdem Sie eine neue Auswertungszeile erstellt haben, klicken sie auf den Button ‘aktualisieren/laden’ und betrachten Sie auf der rechten Bildschirmseite den Editor zum ausgewählten Gemeinkosten-Jahr.
Ermittlung der Selbstkosten (sk)
Als Selbstkostensatz (sk) bezeichnet man denjenigen Stundensatz, den das Büro im Minimum für jede auftragsbezogene (verrechenbare) Stunde in Rechnung stellen muss, um alle Kosten inkl. Gewinnanteil gerade zu decken. Er bezeichnet also die untere Grenze, die (z.B. zwecks Honorarofferierung) als Stundensatz in die Tabelle der Leistungserfassung nach SIA 102 eingesetzt werden sollte.
Der Selbskostensatz setzt sich aus dem gesamten Aufwand (inkl. Gewinn und Risikoanteil) und den auftragsbezogenen Stunden eines Jahrs zusammen. Die auftragsbezogenen Stunden tragen die gesamten Aufwendungen aller Projekte, der Infrastruktur sowie der nicht verrechenbaren Stunden wie Sekretariat, Akquisition, etc.
Der in b’Files ermittelte Selbskostensatz ist ein Mittelwert über alle Mitarbeitenden, unabhängig der Jahressollstunden. Da alle erfassten Stunden für bezahlte Projekte angerechnet werden, wird in ihm die Arbeitsweise und die Effizienz des Büros direkt abgebildet.
Der Selbskostensatz beruht auf folgender Formel:
sk = Aufwand Total ÷ auftragsbezogene Stunden
Erfassung der Indirekten Kosten aus der Jahresrechnung
Wie schon erwähnt gelangen die meisten Daten automatisch aus b’Files in die Gemeinkostenberechnung. Zur Festlegung der indirekten Kosten werden noch ein paar Beträge aus der Jahresrechnung benötigt. Übertragen Sie die in der Eingabetabelle rot hervorgehobenen Positionen aus Ihrer Jahresrechnung in die weissen Felder.
Die Position Risiko und Gewinn bildet nicht den Erfolg (oder Misserfolg) des entsprechenden Jahres ab, sondern ist als zukünftige Erwartung zu betrachten. Als Standardwert wird 10% eingesetzt. Der Wert ist jedoch individuell den Anforderungen (und Risiken!) des Büros und der Projekte anpassbar.
Um die Positionen der Jahresrechnung einfacher lokalisieren zu können, ist am Ende dieser Helpfile eine Musterkontenliste mit den Totalen der zu übertragenden Beträge abgebildet.
Erfassung des Gemeinkostenfaktors als Vorgabe für die interne Kostenberechnung
Der Vorgabewert für b’Files wird im Adminregister GEMEINKOSTEN im Bereich unter der Auswertungsliste von Hand eingetragen. Die automatische Berechnung des Durchschnittswerts des Gemeinkostenfaktors dient dabei als Vorschlag. Erst mit der Eingabe in das Feld ‘GKF Vorgabe’ wird der Gemeinkostenfaktor für die Weiterverwendung in b’Files aktiv.
Falls der Faktor im Zuge von veränderten Arbeitsbedingungen oder nachträglichen Kalkulationen rückwirkend verändert werden sollte, muss unbedingt eine Aktualisierung erfolgen. Wir empfehlen deshalb, nach jeder Anpassung der Werte eine solche Aktualisierung vorzunehmen.
Diese Aktualisierung wird über den Button ‘Hier nach jeder Änderung der Faktoren aktualisieren’ ausgelöst und wird auf alle Mitarbeitenden (d.h. das gesamte Büro) angewendet.
Der Gemeinkostenfaktor in der Teamdatei und der Interne Stundensatz
Die interne Stundensatz eines Mitarbeitenden wird über den Bruttolohn, den Gemeinkostenfaktor GKF sowie die durchschnittlichen Sollstunden pro Monat berechnet. Der Gemeinkostenfaktor und die Sollstunden/Monat werden für alle Mitarbeitenden automatisch aus den vorgehend beschriebenen Vorgabefeldern im Adminregister GEMEINKOSTEN übernommen.
Der interne Stundensatz berechnet sich demnach wie folgt:
Interner Stundensatz = BruttolohnJahr / SollstundenMonat x GKF
Der interne Stundensatz wirkt sich als Multiplikator auf die erfassten Stunden aus. Er wird beim Erstellen eines Stundeneintrags in der STUNDENLISTE fest in die Stundenliste aufgenommen und bleibt bis zu einer allfälligen rückwirkenden Aktualisierung statisch und unverändert.
Ermittlung der Lohnkosten (lok) und Herleitung der Formel für den Gemeinkostenfaktor
Der Gemeinkostenfaktor wird aus den zwei Grundfaktoren Selbstkosten/h (sk) und Lohnkosten/h (lok) errechnet. Der AHV-Jahreslohn sowie die erfassten Jahresstunden werden aus b’Files Daten zusammengestellt und bilden die Basiswerte für die Lohnkosten/h (lok):
lok = AHV Jahreslohn ÷ Erfasste Jahresstunden
Folgendes Prinzipschema zeigt alle Faktoren, die zur Ermittlung des b’Files Gemeinkostenfaktors benötigt werden und setzt sie ins Verhältnis zueinander:
Zuordnung der Daten welche in b’Files generiert werden
Die Ermittlung der Selbstkosten und des Gemeinkostenfaktors erfolgen aufgrund von Eingaben aus der Jahresrechnung sowie aufgrund von in b’Files im Laufe des Jahrs erfassten Daten. Die folgenden Screenshots zeigen den Ursprung dieser Daten und deren Lokalisierung in der b’Files Admindatei GEMEINKOSTEN.
Lohnerfassung und Ausdruck in TEAM-Datei
Gesamtauswertung Stunden in der TEAM-Datei
Die nummerierten Summen-Positionen werden durch Stundenerfassung und Lohnerfassung in der Teamdatei generiert. Überprüfen Sie, ob alle Einträge und Erfassungen vollständig sind, ansonsten die Berechnung des Gemeinkostenfaktors und der Selbskosten nicht korrekt erfolgt.
Übertrag aus der Jahresrechnung, Musterkontenliste
Übertragen sie die rot markierten Summen-Positionen 1, 2 und 3 in die drei Felder der Selbstkostentabelle. Die abgebildete Kontoliste ist eine Musterliste und stellt eine gängige Kontenplanstruktur für Planerbüros dar. Sie wird hier als Beispiel aufgeführt und kann variieren.
