Sie können in b’Files® die Mitarbeiter-Einsatzplanung vornehmen. Navigieren Sie dazu zum Reiter PROJEKTE > PLANUNG > PROJEKTPLANUNG ERFASSUNG.
1. Wählen Sie das gewünschte Projekt bzw. Teilprojekt sowie das Planungs-Jahr aus.
2. Laden Sie die Mitarbeiter, die Sie für die Planung berücksichtigen möchten, ins Formular. Sie können diese entweder einzeln laden über das Feld TEAM-NR. oder über den Befehl > MITARBEITER LADEN als PROJEKTTEAM oder MIT STUNDEN, d.h. alle Mitarbeiter, die auf dem ausgewählten Projekt bereits Stunden erfasst haben.
3. Zuweisung von Soll-Stunden pro Mitarbeiter.
Wählen Sie über die Drop-down-Liste in der linken Spalte aus, zu wievielen Prozenten der Mitarbeiter im jeweiligen Monat auf dem Projekt voraussichtlich arbeiten wird. Die Prozentzahl bezieht sich auf das Arbeitspensum des Mitarbeiters. D.h., wenn ich z.B. eine Teilzeitmitarbeiterin mit 50 % auf ein Projekt plane (siehe unten Veronika Seefeld), dann bleiben noch 10 % übrig von ihrem 60 % Pensum. In der Spalte rechts erscheinen die geleisteten Arbeitsstunden in Prozenten. Nach jeder Eingabe immer auf den Button PROJEKTPLANUNG AKTUALISIEREN klicken.
4. Wenn Sie einen Mitarbeiter in der oberen Tabelle anklicken, erscheint unten links eine Kontroll-Tabelle. Hier werden die geplanten Einsätze des Mitarbeiters über alle Projekte angezeigt, genauso wie Absenzen (Ferien, Kompensation, Krankheit etc.). Eine Überbelegung wird in orange dargestellt.
5. Aktivieren Sie die Checkbox GESAMTPROJEKT ANZEIGEN, um sich einen Überblick über das ganze Projekt zu verschaffen.
Achtung: Falls für einen Mitarbeiter mit Stunden auf dem Projekt, die Stunden nicht dargestellt werden, dann liegt dies aller Wahrscheinlichkeit nach daran, dass die Funktion (im vorliegenden Beispiel Veronika Seefeld, Funktion A2) nicht mit der Funktion übereinstimmt, die im Reiter TEAM > FORMULAR für die Mitarbeiterin erfasst wurde.
Die Tabellen rechts unten geben eine Übersicht über die geplanten und die geleisteten Stunden. Bei aktivierter Checkbox NUR GEPLANTE h werden auch für zurückliegende Monate die geplanten Stunden angezeigt. Im Beispiel unten wurden bis Mai 2023 insgesamt 600 Stunden geleistet, geplant waren jedoch 1’232 Stunden.
Bitte beachten Sie auch die verschiedenen Drucklayouts. Sie haben u.a. die Möglichkeit, die internen Kosten auszublenden (Checkbox aktivieren) und können sich Erfassungstabellen ausdrucken, die von Hand, z.B. von der Projektleiterin oder im Rahmen einer Planungssitzung ausgefüllt/korrgiert werden können, um die Daten später in b’Files® zu erfassen.
